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Exchange – Raumpostfächer – angezeigte Informationen einstellen

Raumpostfächer beim Exchange Server können für unterschiedliche Aufgaben verwendet werden und je nach dem für welche Zwecke ein Raum genutzt wird, kann es sinnig sein, die Informationen zu den eingetragenen Terminen zu regulieren, bzw. zu  definieren, welche Informationen für jeden Betrachter des Raums sichtbar ist. So kann es z.B. sinnig sein, dass der Betreff eines Veranstaltung ausgeblendet wird, wenn es sich zum Beispiel um einen Raum im Personalwesen handeln. Denn es würde sich sicherlich nicht gut machen, wenn in der öffentlichen Raumansicht im Kalender zu lesen wäre – „Treffen bezüglich Kündigung XYZ“. Denn so wäre solch ein Raumpostfach eine gute Anlaufquelle um mal zu gucken, was sich so in einer Firma zuträgt. 

Die Sache könnte man sogar noch weiter treiben und selbst den Organisator und jede weitere Information entfernen, bis im Kalender nur noch der Hinweis „busy“ / „gebucht“ steht.

Raumpostfach zeigt nur gebucht an!

Ob dieser Schritt jedoch sinnig ist, sei mal dahin gestellt, denn hin und wieder möchte man dann vielleicht doch mit dem Organisator in Kontakt treten, wenn vielleicht ein anderer wichtiger Termin ansteht bei dem ein Raum benötigt wird.

Wie man diese Einstellungen auf dem Exchange Server definiert und was es dabei zu beachten gibt, möchte ich Euch hier kurz beschreiben! 

WICHTIG!! 
Die hier angesprochenen Änderungen beziehen sich nur auf neu angelegte Termine. Bestehende Termine werden nicht mehr an die neuen getätigten Einstellungen angepasst. 

Damit die Befehle am Exchange verwendet werden können, müsst ihr zuerst Exchange Management Shell öffnen. In den neueren Exchange Versionen gibt es dafür keine grafische Oberfläche mehr. 

Einer der wichtigsten Befehle ist dann wohl folgender Befehl: 

Get-CalendarProcessing -Id 'euer-raumname' | fl Delete*,Add*, Remove*,Org*

Dieser gibt Euch eine Übersicht der gesetzten Einstellungen aus: 

Einstellungen eines Raumpostfaches

Möchte man jetzt eine der Einstellungen verändern, geht man wie folgt vor: 

Set-CalendarProcessing -Identity euer-raumname -AddOrganizerToSubject $true

Damit wird nun zum Beispiel der Organisator eines Termins mit in die Beschreibung gepackt. Möchte man dies nicht haben, so setzt man den Wert einfach auf $false: 

Set-CalendarProcessing -Identity euer-raumname -AddOrganizerToSubject $false

Diese Art der Bearbeitung kann für alle angezeigten Optionen durchgeführt werden.

Möchte man zum Beispiel alles anzeigen lassen: 

Set-CalendarProcessing -Identity euer-raumname -AddOrganizerToSubject $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false

Lediglich der Wert „AdditionalResponse“ ist ein einfaches „Textfeld“, in welches eine Info hinterlegt werden kann.

Beispiel: 

Set-CalendarProcessing -Identity euer-raumname -AdditionalResponse "Info des Raums"

Das wäre es eigentlich auch schon! 

Falls nun etwas nicht richtig funktioniert, könnte es noch an den fehlenden Rechten des Kalenders liegen. Dieser Befehl ändert die Rechte des Kalenders: 

Set-MailboxFolderPermission -Identity "euer-raumname:\Kalender" -User default -AccessRights LimitedDetails

Hierzu habe ich noch einen kleinen Tipp für Euch! 
Falls ihr keine deutsche Installation habt, müsst ihr „Kalender zu Calendar“ ändern. 

Set-MailboxFolderPermission -Identity "euer-raumname:\calendar" -User default -AccessRights LimitedDetails

Spätestens danach sollte alles sauber funktionieren. 
Zum Abschluss gibt es noch eine kurze Info zu den Optionen: 

AddAdditionalResponse:
Sendet bei der Antwort auf Besprechungsfragen weitere Informationen. 

AdditionalResponse:
Weitere Informationen die auf Besprechungsanfragen enthalten sein sollten. 

AddOrganizerToSubject: 
Gibt an, ob der Name des Organisators im Betreff angezeigt wird. 

DeleteAttachments: 
Entfernt Anlagen aus allen eingehenden Anfragen. 

DeleteComments:
Entfernt den Text im Nachrichtenteil bei eingehenden Anfragen. 

DeleteNonCalenderItems:
Alle Elemente werden gelöscht, welche nichts mit dem Kalender zu tun hat. 

DeleteSubject:
Gibt an, ob der Betreff entfernt wird. 

OrganizerInfo:
Kommt es zu Konflikten können weitere Informationen gesendet werden. 

RemovePrivateProperty: 
Dieser Parameter löscht evt. gesetzte „Privat“ – Optionen in eingehenden Besprechungsanfragen. 

Die Einstellungen sollten auch mit 356 funktionieren. (Nicht getestet!)

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