Outlook Autoarchivierung deaktivieren – PST deaktivieren

Die Autoarchivierung von Outlook war einmal ein nettes Feature wird aber heute meiner persönlichen Meinung nach nicht mehr wirklich benötigt. Alle großen Mailanbieter bieten inzwischen schon mehr oder weniger unbegrenzten Speicher an und auch die Firmen bieten ihren Mitarbeitern unbegrenzten Speicher am Exchange Server an. Ja noch viel mehr – eigentlich sind dort die Firmen verpflichtet eine übergeordnete Archivierung zu schaffen um eine bedingte Datensicherheit und eine Unveränderbarkeit von Emails sicher zu stellen. Die klassische Autoarchivierung arbeitet hier leider völlig dagegen, denn die Datenhaltung wird vom Server auf den Client übertragen, welcher im Normalfall keiner besonderen Datensicherung unterzogen sein dürfte.

D.h. Rechnerplatte defekt – Mails weg! Laptop geklaut – Mails weg!
Aus diesem Grund macht es vielleicht für den einen oder anderen Admin einen Sinn, die Autoarchivierung zu deaktivieren, bzw. evt. die Nutzung von PST Files ganz zu unterbinden. Denn dann kann der User selbst auch nicht mehr so leicht seine Daten einfach einmal in einem PST Files abspeichern und diese am USB Stick mit nach Hause nehmen.

Wie es auch immer sein mag – ich möchte Euch nun in dieser kleinen Anleitung verraten, wie man die oben genannten Punkte „aktiviert“.

Am einfachsten funktioniert dies über einen Registry Schlüssel, den man nur am System des Nutzers ausbringen muss.

Hierzu muss ein neuer Schlüssel in folgendem Verzeichnis angelegt werden:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\xx.x\Outlook\

Die Variable xx.x tauscht ihr durch die Versionsnummer des Office aus, welches ihr am Rechner installiert habt:

11.0 – Office 2003
12.0 – Office 2007
14.0 – Office 2010
15.0 – Office 2013
16.0 – Office 2016

Beispiel für Office 2013:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\

Wobei bis zur Versionsnummer der Pfad schon vorhanden sein sollte! Das Verzeichnis „Outlook“ muss wahrscheinlich noch erstellt werden (Neuer Schlüssel).

Dort erstellt ihr nun einen REG_DWORD mit dem Namen „DisablePst“ und gebt dafür den Wert „1“ an.

Fertig!
Nun ist die Verwendung von PST Files deaktiviert! Dies hat folgende Auswirkungen auf das System:

Export in ein PST Files ist nun nicht mehr möglich. Import von einem *.pst Files ist nun auch nicht mehr möglich!
PST Files können nicht mehr geöffnet werden.
Archivieren Funktion wird nicht mehr angezeigt. Keine Autoarchivierung mehr vorhanden!
Schon aktivierte Autoarchivierungsregeln werden deaktiviert!