Email zurückholen / zurückrufen

Gesendete Email zurückholen – so funktioniert es!

Schnell es es passiert! Man versendet eine Email und stellt kurz darauf fest – man hat Inhalte in der Email vergessen oder eventuell wurde die Email sogar an eine Person gesendet, welche diese nicht bekommen soll. Doch was kann man nun tun? Kann man eine Email zurückholen, welche schon versendet worden ist? Die Antwort darauf lautet – JA – aber leider nur, wenn bestimmte Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Doch welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein um eine Email zurückzurufen?
Grundsätzlich funktioniert ein derartiger Eingriff in das Emailsystem nur, wenn es sich bei der falsch verschickten Email um eine interne Email innerhalb einer Firma handelt. Dazu kommt eine Basisanforderung der Software, welche zum Einsatz kommt. D.h. Outlook muss am Client installiert sein und im Firmennetzwerk muss sich ein Exchange Server befinden, welcher die Emails verwaltet. In größeren Firmen sollte solch eine Umgebung vorhanden sein. Zu dieser Basisvoraussetzung kommt noch hinzu, dass der Empfänger die verschickte Email noch nicht geöffnet, bzw. gelesen hat.

Kann man als Privatanwender mit einem Internet-Email Konto auch eine Email zurückholen?
NEIN! – Dies ist leider nicht möglich! Bei den gängigen Emailanbietern wie z.B. GMX, Hotmail, Livemail, Googlemail oder Web.de ist es nicht möglich eine schon versendete Email zu stoppen oder gar zu löschen.

Doch warum ist das so?
Dies liegt an der technischen Gegebenheit und z.T. auch an der rechtlichen Lage. Damit man sich die Sache etwas besser vorstellen kann, nehme ich im Beispiel einen herkömmlichen Postweg zu Hilfe.

Firma: Man schickt per Hauspost eine Nachricht an Mitarbeiter XYZ. Diese landet bei der Poststelle und wird dort bis zur Auslieferung aufbewahrt. Fällt nun dem Versender ein – er hätte gerne den Brief zurück, kann dieser einfach die Poststelle aufsuchen und sich den noch nicht ausgelieferten Brief wieder aushändigen lassen.

Privater Versand: Hier wird der Brief nicht intern verschickt, sondern der Post übergeben. Ab dem Zeitpunkt der Übergabe am Postschalter oder dem Einwurf in einem Postkasten nimmt der Brief seine Reise auf und kann nicht mehr zurück gefordert werden.

Genauso verhält es sich beim Emailversand. Wird eine Email hausintern verschickt, kann diese – sofern die Umgebung es her gibt – zurück geholt werden. Verlässt jedoch diese Email den eigenen Server hat man keinen Einfluss mehr auf die Zustellung, da man als Versender keinen Zugriff auf den Mailserver der anderen Firma / Person hat.

Wie funktioniert es eine Email Nachricht innerhalb einer Organisation zurück zu rufen?
Dies ist sehr einfach! Dafür öffnet man im ersten Schritt einfach die betroffene Mail in den gesendeten Objekten und klickt danach einfach auf den Button “Nachricht zurückrufen”.

 

Wurde der Befehl angeklickt bekommt man folgendes Fenster zu sehen:

 

Hier kann man nun zwischen verschiedenen Optionen auswählen:
Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen –> die Email wird einfach aus dem Posteingang gelöscht!
Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen –> hier öffnet sich nun die ursprüngliche Mail und diese kann verändert und erneut gesendet werden.
Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen –> wenn man möchte, dass der Empfänger nicht von dieser Aktion mitbekommt, muss dieses Häkchen entfernt werden.

Viel Glück bei Eurer Aktion eine versendete Email zurückzuholen!