Warum ist es an der Zeit ist, Informationsmanagement ernst zu nehmen

Die Art und Weise wie Sie mit Ihren Daten umgehen könnte für Ihr Unternehmen zu einer tickenden Zeitbombe werden. Wenn Sie Ihre Papierdokumente für gewöhnlich im Büro unterbringen, verschwenden Sie unter umständen Tausende von Euro, die Sie besser an einer anderen Stelle Ihres Betriebes investiert hätten.

Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, die vollen Kosten für die Lagerung von Papier-und digitalen Unterlagen vor Ort einzuschätzen. Hinzu kommt der Verlust von wertvollem Büroraum sowie die aufkommenden Kosten, die sie ihren Angestellten für die Dokumentenverwaltung zahlen.

Was würden Sie tun, wenn in Ihr Büro eingebrochen, oder es durch Hochwasser oder Feuer beschädigt würde? Wie würde es Ihr Unternehmen bewältigen, wenn der Server oder das E-Mail-System zusammenbrechen würde, oder wenn jemand einen USB-Stick mit vertraulichen Informationen über Ihre Kunden verlieren würde? Die Gefahr eines schwerwiegenden Datenmissbrauchs oder eines Verlusts vertraulicher Informationen könnte Ihrem Unternehmen großen Schaden zufügen, den Ruf Ihrer Firma untergraben und Ihre Kunden anfällig für Identitätsdiebstahl machen.

Das höchste Risiko

Große, multinationale Unternehmen kennen die Notwendigkeit, ihre oft komplexen und anspruchsvollen Informationsanforderungen professionell und sicher zu verwalten, und reagieren meist dementsprechend schnell. Kleine und mittelständische Unternehmen, für die der sich stets verändernde Informationsbedarf schnell die bestehenden Inhouse-Prozesse und Fachwissen überschreiten kann, gehören zu der Kategorie, die dem größten Risiko ausgesetzt ist.

Es gibt eine Reihe von Schritten, die Unternehmen aller Größenordnungen gehen können, um ihre Informationen zu schützen. Hier sind einige Tipps, mit deren Hilfe Sie sicherstellen können, dass der Lebensnerv ihres Unternehmens auf bestmögliche Weise verwaltet wird.

1. Wissen, wo sich Ihre Daten befinden

Haben Sie ein genaues Bild davon, über welche Informationen Sie verfügen und kategorisieren Sie diese dann in die Arten von Informationen, die Sie verwenden. Gewährleisten Sie schließlich, dass Sie Ihre Daten von ihrer Entstehung bis hin zum endgültigen Löschen überwachen können, sodass Sie wissen, wo sich welches Dokument zu jedem Zeitpunkt befindet, wer Zugriff darauf hat und wer dafür verantwortlich ist.

2. Schulen Sie Ihre Angestellten und kommunizieren Sie Ihre Verfahren eindeutig

Seien Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter eine angemessene Ausbildung über den Umgang mit Daten erhalten, und ein klares Verständnis über die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens haben. Dies sollte durch klar kommunizierte Verfahren zur Datenverarbeitung und Datensicherung untermauert werden.

3. Sichern und Verschlüsseln

Sichern und verschlüsseln Sie regelmäßig alle Daten. Dies gilt auch für Informationen, die sich nicht auf dem Gelände befinden, wenn z.B. Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Speicherung, Archivierung, Management und der Abruf von Informationen sollten stets gesichert sein. Boxen, die in Schränken oder unter Treppen gestapelt und deponiert werden erfüllen diese Anforderungen nicht.

4. Seien Sie sich über die Kosten bewusst

Wenn Ihr Unternehmen seine physischen (Dokumente) und digitalen (z. B. E-Mails) Datensätze im Hause verwaltet, sollten Sie herausfinden, wie viel Sie das kostet. Wenn Sie Anforderungen wie Speicherplatz, Arbeitszeit, die Speicherung Verwaltung und Abruf gewidmet wird, berücksichtigen, ganz zu schweigen die Kosten für die Schulung Ihrer Mitarbeiter, um Informationen entsprechend zu behandeln, kann es gut sein, dass die Gesamtausgaben, die gespart und an einer anderen Stelle Ihres Unternehmens investiert werden könnten, erheblich sind. Online-Rechner geben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten für die Speicherung von Informationen vor Ort mit den Kosten einer Auslagerung zu identifizieren und zu vergleichen.

5. Rüsten Sie sich für das Unerwartete

Im Idealfall sollten Daten sicher außerhalb gespeichert werden, wo sie nicht anfällig für unbeabsichtigte Datenverluste oder unvorhergesehene Ereignisse wie Brand, Überschwemmung oder Diebstahl sind. Wenn sie vor Ort aufbewahrt werden, sollten Sie regelmäßig Sicherheitsvorkehrungen überprüfen – etwas, das ohne einen entsprechenden Sicherheitsdienst oder Informations-Management-Ressourcen eine besondere Herausforderung darstellen kann.

6. Vernichten und entsorgen

Es ist wichtig, dass Kundendaten, die nicht mehr benötigt werden, unwiederbringlich entsorgt werden. Die sichere Vernichten von Dokumenten und CDs ist das optimale Verfahren und sollte in allen Unternehmen zum Standard werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Informationen, die für Ihr Unternehmen relevant sind, zu zerstören.

Während dieser Liste bei Weitem nicht vollständig ist, zeigt sie dennoch, dass der Datenschutz ein ernst zu nehmendes Problem ist, dass erhebliches Engagement erfordert. Für wachsende Unternehmen kann das Aufbringen entsprechender Ressourcen, um eine optimale Umsetzung zu gewährleisten, eine große Ablenkung vom Kerngeschäft darstellen. Für viele mag es sich lohnen, sich zur Speicherung, Verwaltung und Vernichtung von Daten an einen vertrauenswürdigen Dritten zu wenden, um sicherzugehen, dass dies auf eine Weise erfolgt, bei der die Einhaltung zunehmend komplexer und strenger Gesetzgebung übereinstimmt und Ihnen somit einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz sichert.

Kein Unternehmen will versagen, und schon gar nicht als ein Ergebnis von etwas so vermeidbarem wie Datenmissbrauch. Information ist eine der größten Vermögen eines jeden Unternehmens – es lohnt sich, sie sicher aufzubewahren.