Die optimale Präsentation – so wirds gemacht!

So erstellt man perfekte Präsentationen

Aller Anfang ist schwer – die Angst vor dem leeren Blatt Papier kennt wohl jeder Referate-Schreiber. Doch wie nähert man sich möglichst effektiv an die Erarbeitung einer ansprechend gestalteten Präsentation an? Roter Faden statt kunterbunter Wollknäuel! Freiraum in der Themenwahl – sofern es sich um ein selbst gewähltes Präsentations-Thema handelt – kann sich zwar einerseits während der Brainstorming-Phase förderlich auf die Kreativität auswirken, erfordert jedoch andererseits eine Einschränkung auf einen klar definierten Sachverhalt.

Dies dient der Kanalisierung der geistigen Arbeit, wodurch eine ergebnisorientiertes Vorüberlegung erst ermöglicht wird. Während der Ausarbeitung der Präsentation sollte man immer wieder auf den Leitgedanken Bezug nehmen. Durch das konsequente Vergegenwärtigen eines Arbeitstitels lässt sich unnötiges Abschweifen vom Thema vermeiden, wodurch es dem Zuhörer auch erleichtert wird, den roten Faden des Vortrags zu erkennen und diesem zu folgen. Im Voraus sollte man sich zudem darüber klar werden, welche inhaltlichen Aspekte zur Sprache kommen sollen bzw. müssen und wie diese in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden können. Dazu erweist es sich auch während der anschließenden Recherche-Arbeit von Vorteil, zielorientiert einer Gliederung zu zuarbeiten.

Ergebnis-orientiertes Arbeiten statt orientierungsloser Arbeitsergebnisse

Die digitalen Suchkataloge der Büchereien oder auch die Mitarbeiter der Bibliothek bieten oftmals eine effektive Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Literaturquellen an. Um sich in ein neues Thema einzuarbeiten, gilt es trotz der eingehenden Quellen-Selektion, möglichst umfassend Informationen als Hintergrundwissen zu studieren, anhand derer sich schließlich herausfiltern lässt, auf welche Aspekte man seinen Schwerpunkt setzen möchte. Während der gesamten Quellenrecherche ist es wichtig, sich parallel dazu bereits ein Quellenverzeichnis über verwendete Bücher, Internet-Adressen oder Medien anzulegen, um später nicht sämtliche Daten wieder mühevoll ausfindig machen zu müssen.
Von besonderer Bedeutung ist es für den Referenten im vorab auch, sich des Anlasses seines Vortrages, seiner Zielgruppe in Hinblick auf voraussetzbares Hintergrundwissen sowie nicht zuletzt des Alters der Zuhörer bewusst zu werden. Ein Dia-Vortrag über den letzten Sommerurlaub im privaten Rahmen erfordert eine andere Vortragsart als die Vorstellung eines wissenschaftlichen Themas vor einem fachkundigen Kongress-Publikum. Bereits in der Vorbereitungsphase sollte man sich darüber im Klaren sein, dass man sein erarbeitetes Wissen letztlich auch einem Publikum vorstellen möchte und mit welchen Mittel man dabei erreichen kann, dass möglichst viel von der eigenen Botschaft auch tatsächlich bei den Zuhörern ankommt – und natürlich im optimalen Fall – auch bei ihnen im Gedächtnis bleibt.

Multimedia macht müde Mithörer munter

Deswegen sollte man es vermeiden, seinen Vortrag einfach „abzuspulen“, ohne dem Zuhörer dabei die Gelegenheit zu geben, sich zum Beispiel über den Einsatz multimedialer Quellen innerhalb des Vortrags wie Audiosequenzen, Videos oder eine Folien-Präsentation ein umfassenderes, anschauliches Bild zu machen. Vor dem Hintergrund, dass jeder Mensch Informationen auf unterschiedliche Wege optimal verarbeiten kann und verschiedene Lerntypen existieren, sollte man auch versuchen, möglichst diverse Wahrnehmungs-Ebenen innerhalb einer Präsentation anzusprechen. Auditive Lerntypen verarbeiten Informationen, die sie gehört haben, besonders nachhaltig, während der visuelle Lerntyp beispielsweise eher über ein fotografisches Gedächtnis verfügt, wohingegen der kommunikative Lerntyp Sachverhalte gerne eingehend diskutiert, um diese geistig zu durchdringen. Werden durchschnittlich nur 20% der gehörten Informationen vom menschlichen Gehirn aufgenommen und (zumindest zwischenzeitlich) gespeichert, so lässt sich die Aufnahme-Kapazität an Informationen auf durchschnittlich rund 70% steigern, insofern diese nicht nur durch den Vortrag akustisch aufgenommen, sondern auch visuell veranschaulicht und diskutiert werden. Zur Veranschaulichung bietet z.B. Power Point zahlreiche Möglichkeiten, all diese Mittel in eine Folienpräsentation direkt zu integrieren, was die Durchführung des Vortrags wesentlich reibungsloser verlaufen lässt. Wer jedoch den guten alten Overhead-Projektor bevorzugt, sollte sich rechtzeitig um den Druck der ggf. farbigen Folien kümmern. Auch technische Möglichkeiten vor Ort sollten hinsichtlich ihrer Verfügbarkeit und Funktionstüchtigkeit vorher unbedingt überprüft werden. Ohne Anschauungsmaterialien sollte man keine Präsentation aufbauen – allerdings sollte vorher ebenso gut überlegt sein, an welcher Stelle ein Musikbeispiel, ein Zitat, eine Karte, ein Video o.ä. sinnvoll erscheinen und ihre beabsichtigte Wirkung erzielen.

Anknüpfungspunkte schaffen statt Leerlaufmaschen produzieren

Ist man sich über den inhaltlichen Umfang im Klaren, so kann man mit der eigentlichen Ausarbeitung der Präsentation beginnen. Mit einem interessanten Einstieg gelingt es, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen und im Idealfall ihre Neugierde für das Folgende zu wecken. Der Einsatz von Medien oder auch der Einstieg über ein zum Nachdenken anregendes Zitat können dabei helfen, die Aufmerksamkeit auf ein Thema zu lenken. Dankbar ist es natürlich, wenn man an einen gemeinsamen Erfahrungshorizont mit dem Publikum anknüpfen kann, wie bekanntes Vorwissen, Erfahrungshintergründe oder auch aktuelle Bezüge.
An den möglichst kreativen Einstieg sollten eine Auflösung und eine transparente Aufgliederung der Thematik erfolgen. Die einzelnen Aspekte zu jedem Themenpunkt sollten stets aufeinander bezogen und nachvollziehbar dargestellt werden. Eine bloße willkürliche Aufzählung von Einzelinformationen und zusammenhangslos genannten Fakten wirkt daher wenig sinnvoll. Bindet man in seinen Vortrag Bilder oder andere mediale Darstellungsformen ein, so sollte der Redner diese in einen Kontext stellen und nicht bloß unkommentiert vorführen.
Eine „Überfrachtung“ der Zuhörer mit Daten, Zahlen und Namen erschwert es deutlich, die wesentlichen Kerngedanken der Präsentation im Fokus zu behalten und ist aus diesem Grund zu vermeiden. Aussagekräftige, prägnante Beispiele während des Vortrags veranschaulichen und verdeutlichen zuvor genannte Thesen, jedoch sollte man sich nicht in ausufernden – allzu persönlichen – Schilderungen verfangen und den Faden der Präsentation darüber verlieren.

Wie man spricht, so bettet man sein Anliegen

Auch ein ermüdender Vortragsstil seitens des Sprechenden veranlasst das Publikum allzu schnell dazu, gedanklich abzuschalten. Daher ist es bedeutsam, die Stimme angemessen in Lautstärke, Sprechtempo und Stimmmelodie einzusetzen. Auch Redepausen sind – insofern diese im richtigen Moment gesetzt werden – durchaus angebracht, da auf diese Weise das gerade Gehörte reflektiert und eingeordnet vom Zuhörer werden kann. Zu schnelles und undeutliches Sprechen verlangt dem Publikum mehr Konzentration für das akustische Verstehen ab, als für das eigentliche inhaltliche Erfassen der Thematik – wodurch die Präsentation ihr Ziel allzu schnell aus den Augen verliert. Niemand möchte am Ende des Vortrages das Gefühl haben, einen Termin beim Hörgeräteakustiker vereinbaren zu müssen.
Als Referent hilft es, sich stets in sein Gegenüber, den Zuhörer, hinein zu versetzen: Ist das Gesagte verständlich und nachvollziehbar? An welcher Stelle muss etwas eingehender erläutert werden (z.B. Fremdwörter, Fachbegriffe); was hingegen erscheint überflüssig und kann übergangen werden? Macht man sich die Situation desjenigen klar, der etwas Neues, wohlmöglich zuvor noch nie Gehörtes oder Gelesenes erfährt, so kann man wesentlich effektiver daran arbeiten, dass die intendierte Botschaft auch erfolgreich vermittelt wird. Wenn der Sprecher selbst von seinem Thema eher gelangweilt wirkt, so wird er es auch trotz einer noch so interessanten Aufgabenstellung nicht schaffen, sein Publikum „vom Hocker zu reißen“. Daher ist ein gesundes Maß an Identifikation des Vortragenden mit seinem Thema psychologisch gesehen von großem Vorteil. Wie ansteckend hingegen das Gähnen eines Gegenübers wirken kann, weiß jeder nur zu gut aus eigener Erfahrung.

Das Thema in Szene setzen – keine Selbstinszenierung

Auch Alles, was den Zuhörer an äußerlichen und formalen Auffälligkeiten begegnen könnte, die vom Thema ablenken können, gilt es zu meiden. Dazu gehört neben der Vortragsart auch das Auftreten des Referenten selbst. Je nach Anlasse sollte auf jeden Fall das Thema die ungeteilte Aufmerksamkeit besitzen und nicht das schrille Hawaii-Hemd des Vortragenden ähnliche der Präsentation nicht zuträglichen Kostümierungen zum Eye-Catcher Nummer eins werden. Kurz: Ein dem Anlass angepasstes äußeres Auftreten ist von Vorteil, insofern der Präsentierende keine Selbst-Inszenierung beabsichtigt. Eine angemessene, orthographisch und grammatikalisch korrekte Ausdrucksweise ist unbedingt angebracht; Jargonsprache, politisch zweifelhafte Ausdrücke, wie auch emotionale Ausuferungen gehören andererseits definitiv nicht in eine gelungene Präsentation. Wer bei Vorträgen schnell in Aufregung gerät, vergegenwärtigt sich am besten, dass ja das Thema und nicht seine eigene Person im Rampenlicht steht. So kann es auch gelingen, sein eigenes Lampenfieber etwas besser in den Griff zu bekommen.

Happy End – statt Filmriss am Ende

Am Schluss der Präsentation bietet es sich an, dem Publikum entweder als Ausklang einen treffenden Filmausschnitt, eine humorvolle Pointe oder auch einen zur anschließenden Diskussion anregenden Kommentar zu präsentieren. Diesen Abschluss kann man geschickter Weise auch zum Beginn der Präsentation in Beziehung setzen, wodurch der Vortrag einen abgerundeten und in sich stimmigen Eindruck erweckt. Um dem Zuhörer das Verfolgen des Referats zu erleichtern, ist es zudem ratsam, bereits zu Beginn eine kurze, stichpunktartige Zusammenfassung auszuhändigen und auf dieser noch für individuelle Notizen am Blattrand Freiraum zu lassen. Somit hat das Publikum auch gleichzeitig eine komprimierte schriftliche Ausfertigung des Vortrags zur Hand, mit Hilfe derer wesentliche Aspekte zum Thema bei Bedarf noch einmal nachvollzogen werden können. Ergibt sich nach der Präsentation mit dem Publikum eine – bestenfalls lebendige – Diskussion, so kann der Referent hier die Rolle eines Moderators übernehmen und ggf. Fragen innerhalb seiner Kompetenzen zum Thema beantworten und entsprechend kommentieren. Auf diese Weise ergibt sich unter den Teilnehmern im Optimalfall eine gewinnbringende Beschäftigung mit dem vorgestellten Thema.